Organisatie tips voor je geslaagde schoolreis!

Organisatie tips voor je geslaagde schoolreis!

Terug naar overzicht

Tips voor en deels door organisatoren


De schoolreis is voor leerlingen iets waar ze altijd naar uitkijken. Even weg uit de school en samen op pad. Het hoogtepunt van het schooljaar. Maar waar gaan we naartoe? Wat is het doel van de uitstap? Waar moet rekening mee gehouden worden? Veel vragen. We hebben talrijke tips, voor en door organisatoren, verzameld om een uitstap te organiseren die bij jouw schoolgroep past.


Schoolreiscommissie bepaalt de keuze
De schoolreiscommissie bestaat meestal uit leerkrachten en ouders/verzorgers. Zij doen gezamenlijk een schoolreisvoorstel aan de schoolleiding. Het is verstandig als de samenstelling van de commissie regelmatig wordt ververst (nieuwe ideeën). Maar je moet ook weer niet te veel rouleren, want zo behoud je ook ervaring.

Wat is het doel van de schoolreis?
De keuze voor de schoolreis kan gevoelig liggen bij ouders. Sommigen vinden een attractiepark het leukst en weer anderen geven de voorkeur aan een uitstap in de natuur. Daarom is belangrijk dat de schoolreiscommissie hierop voorbereid is. Wat is de voorkeur van de leden van de schoolreiscommissie: mag de schoolreis puur om plezier gaan? Of moet het schoolreisje nadrukkelijk educatief zijn? Is een combinatie mogelijk? Sommige scholen wisselen de uitstap om het jaar af en kiezen het ene jaar een bestemming die om vermaak gaat en het andere jaar iets educatiefs, zoals een bezoek aan de dierentuin of museum. Bespreek deze zaak goed met de visie van de schoolleiding.

Denk aan leeftijdsverschillen
Kinderen van groep 1 en 2 zijn te jong voor een pretpark met achtbanen. Voor hen kies je een bezoek aan schoolreisbestemmingen die ook voor kleuters een leuk programma hebben. Wat is het achterliggend idee van de schoolreis? Wil je het groepsgevoel van de hele school versterken of gaat het om een klassenuitje?

Verzamel ideeën
Raadpleeg onze voorjaarseditie van 2014. Speciaal voor iedereen die een schooluitstap organiseert, hebben we meer dan 1.001 schoolreisorganisaties gebundeld. Sinds 1992 is het gratis ‘Nationaal Schoolreis Magazine’ letterlijk de ‘grootste’, meest geraadpleegde en complete informatiebron, dat twee keer per jaar naar alle primaire en secundaire scholen in Nederland wordt gestuurd. Uiteraard vindt je ze ook allemaal hier op schoolreis.nl.

Maak een oriëntatiebezoek
Hoe weet je nu zeker dat de gekozen bestemming wel geschikt is voor jouw klas? Daar heeft het Nationaal Schoolreis Magazine (schoolreis.nl) sinds 1996 iets op gevonden! Met een viewticket kan je geheel vrijblijvend een indruk krijgen van de (gekozen) bestemming. Met een gratis oriëntatiebezoek kan je ter plekke een beeld vormen van het aanbod en de mogelijkheden en direct bepalen of deze beantwoorden aan de doelstelling van jouw schoolreis. Je krijgt zo een idee van onder andere:
- De reistijd.
- De tijdsduur die nodig is om de bezienswaardigheden of attracties te bezoeken.
- Wat er te doen is voor de verschillende leeftijdsgroepen.
- Waar de verzamelpunten zijn.
- Welke mogelijkheden er zijn bij slecht weer.
- Of je er kunt lunchen of zelf je lunch mee mag nemen.
- Waar je kan parkeren en of daar kosten aan verbonden zijn.
- Hoe veilig het is (denk bijvoorbeeld aan open water).
Klik hier voor meer informatie over de oriëntatiebezoeken.

Het budget
Wat zijn de financiële mogelijkheden voor de schoolreis? De schoolleiding kan je daar informatie over geven. Hoeveel geld hebben we dit jaar te besteden? Wat is een redelijk bedrag? De touringcar is de grootste kostenpost. Hoeveel mag het schoolreisje kosten? Er zijn altijd ouders voor wie de reis niet betaalbaar is. Overleg met deze ouders wat er wel kan. De gemeente of Stichting Leergeld kan eventueel helpen.

Maak een prijsvergelijking
Bij meer goede ideeën kan je de prijs van de bestemmingen vergelijken. Waar moet je op letten?
- Moeten begeleiders ook entree betalen?
- Wat is bij de toegangsprijs inbegrepen?
Bijvoorbeeld consumpties.
- Bestaan er vroegboekkortingen of kortingsarrangementen? Bijvoorbeeld bus en bestemming tegelijk boeken of bestemming inclusief lunch?
- Wel of geen parkeerkosten?

Manieren om de kosten te drukken
- De touringcar buiten de drukke periodes huren.
- Zelf eten en drinken meenemen.
- Geld inzamelen voor de schoolreis.
- Vergelijk de prijzen van verschillende
busmaatschappijen. Kan je over de prijs onderhandelen?
Lees veel meer in ons rubriek ‘Spaarpot’.

Veilig vervoer
Het is belangrijk om voor het vervoer een aantal punten goed op een rij te zetten! Alles over vervoer en een overzicht van touringcarbedrijven vind je op de online pagina.

Geef ouders/verzorgers tijdig info
Geef ouders ruim van tevoren informatie over de datum van de uitstap. Dan kunnen ze zaken op tijd regelen. Ook is het handig als ouders mee willen als begeleider. Geef de ouders minstens een week van tevoren schriftelijke informatie over de vertrek- en aankomsttijden, de contactpersoon, de soorten activiteiten en geschikte kleding. Informeer hen waar ze het kind tijdens de schoolreis kunnen bereiken en wat de leerlingen wel of niet mee mogen of moeten nemen. Maak afspraken over de hoeveelheid snoep en/of geld die leerlingen mee mogen nemen.

Hoe de begeleiders te werven?
Soms kan er onrust ontstaan als ouders als begeleiders meegaan. Wie mag wel mee en wie niet. “Mijn kind gaat alleen mee als ik ook mee mag”, “Die ouder ging vorige keer ook al mee” en “Ik help altijd op school, maar ik mag niet mee als begeleider”. Voor begeleiders moet ook betaald worden (busvervoer en entree), dus ga voorzichtig te werk met werven. Je kunt een inschrijflijst maken (wie het eerst komt, die het eerst maalt) maar je kan ook gericht ouders benaderen en de criteria bepalen: ouders die toch al vaak helpen en/of ouders voor wiens kinderen het beter is. Voor welke insteek je kiest, maak een protocol die lange tijd meegaat. Als je duidelijk bent, goede argumenten en heldere criteria hebt, kan je een hoop onrust voorkomen of wegnemen.

De docent bepaalt de groepsindeling
- De grootte van de groep hangt af van leeftijd en reisdoel. Bij de onderbouw van de basisschool is het advies dat groepen niet groter moeten zijn dan 3 à 4 kinderen per begeleider. Bij midden- en bovenbouw kan een groep uit 6 à 7 kinderen bestaan.
- Ga met twee groepjes op pad. Als één begeleider weg moet om dringende redenen dan kan de andere begeleider het overnemen. Het bevoegd gezag van de school (het bestuur) heeft de eindverantwoording over de schoolreis. Maak afspraken met alle deelnemers, zoals verzameltijden en plaatsen waar de kinderen bijeen moeten komen of in welk gebied van het park ze mogen spelen. Laat begeleiders altijd een oogje in het zeil houden!

Bij het voortgezet onderwijs gaan meestal alleen docenten mee op schoolreis en mogen de leerlingen vaak zelfstandig op pad. Bespreek duidelijk de regels en hoe die worden gecontroleerd. Stel ook de ouders hiervan op de hoogte. Houd rekening met kinderen die bijvoorbeeld een allergie voor gluten hebben. 2 tot 3% van de kinderen heeft namelijk glutenintolerantie. Stel een aparte namenlijst op met schoolreizigers met gluten allergie of een andere allergie.

Voorzorgsmaatregelen in verband met de veiligheid
Ongelukken zijn niet altijd te voorkomen, maar met de juiste voorzorgsmaatregelen kan je je veel ellende besparen.

Checklist veiligheid
- Neem een goede reisverzekering. Touringcar- en verzekeringsmaatschappijen hebben speciale groeps- en schoolreisverzekeringen.
- Minstens één begeleider heeft een EHBOdiploma.
- Zorg dat alle deelnemers weten waar en met welk telefoonnummer de EHBO-post te vinden is.
- Begeleiders hebben het telefoonnummer van de coördinator en elkaar.
- Begeleiders hebben een verbanddoos voor kleine ongelukken.
- Begeleiders zijn op de hoogte van medicijnen, allergieën en diëten van de kinderen.
- Begeleiders kennen de regels van de bestemming.
- Oudere kinderen programmeren het ‘noodnummer’ (coördinator of EHBO-post) in hun mobiel.

Instructies voor begeleiders
- Begeleiders krijgen alle namen van de leerlingen uit hun groep op papier.
- Gedragsregels worden op school van tevoren besproken en op papier meegegeven.
- Begeleiders krijgen een plattegrond van het park.
- Begeleiders moeten weten waar de centrale post/het verzamelpunt is.
- Begeleiders zijn gedurende de uitstap verantwoordelijk voor hun groep.
- Indien nodig melden begeleiders zich bij de centrale post of de coördinator.
- Begeleiders zijn ook in hun ‘pauze’ verantwoordelijk voor hun groep.
- Bij thuiskomst melden de begeleiders de groep af bij de coördinator of leerkracht.

Instructies voor leerlingen
- Blijf altijd bij je groep.
- Luister altijd naar je begeleider.
- Ga nooit met iemand anders mee.
- Houd je aan de afgesproken regels.
- Ga niet van het park/de bestemming af.
- Ga respectvol om met elkaar en andere bezoekers.
- Zorg dat je weet waar de centrale post/
het verzamelpunt is en dat je er ook op de
afgesproken tijden bent.
- Deponeer afval netjes in de afvalbak.

Minimaal één begeleider met EHBO-diploma
- Neem een verbanddoos, e.d. mee.
- Weet waar de EHBO-post is en wie de begeleider met EHBO diploma is. Noteer alle telefoonnummers.
- Blijf alert op gevaar en risico’s, zoals water, klimrekken en onbegrensde terreinen.
- Houd je aan de regels van het park/de attractie, zoals de lengte van een kind en de leeftijd.
- Blijf altijd kalm als er een ongeval is.
- Reinig elke wond goed met stromend water en controleer de wond.
- Behalve zichtbare wonden kunnen er ook onzichtbare verwondingen zijn. Let op bij pijnklachten.
- Probeer te bepalen of professionele hulp nodig is bij verwondingen.
- Als je twijfelt kies dan het zekere voor het onzekere en overleg met de coördinator of EHBO'er.

Meenemen!
- Begeleiderskaarten met informatie.
- Vervoersbewijzen indien nodig.
- Entreekaarten/e-tickets.
- Smartphone.
- Camera (indien de camera van de smartphone niet toereikend is…).
- Programmeer de telefoonnummers van ouders/begeleiders en evt. alarmnummers.
- Polis van de reisverzekering.
- Medische bijzonderheden deelnemers.
- Paspoort/persoonsbewijs.
- Routebeschrijving.
- Plattegrond.
- Geldpas/Creditcard.
- EHBO-doos.
- Medicijnen.
- Parkeergeld/chipkaart (indien van toepassing).
- Spuugzakjes.
- Afvalzakken.

Stem programma af op kleuters
Houd rekening met je programma voor de kleuter.
- Zorg voor een kort programma.
- Kies voor groep 1, 2 en eventueel groep 3 een ander reisdoel dan voor de oudere kinderen. Ga niet naar een groot pretpark, maar bezoek een overzichtelijke speeltuin of kinderboerderij. Zeker geen locatie met open water.
- Meer begeleiders, dus kleine groepjes van drie kinderen.
- Kinderen mogen bij hun eigen ouder in de groep.
- Geef de kinderen naamstickers met naam van de school en een 06-nummer van de begeleider/coördinator.
- Ga je niet op schoolreis, maak dan een feest op school en nodig bijvoorbeeld iemand uit op school. Kijk hiervoor de rubriek 'Op School' op pagina 14 t/m 17. Voor een goed overzicht is het handig als alle kleine kinderen en begeleiders eenzelfde kleur veiligheidsvestjes dragen of geef elke groep met begeleider een eigen kleursticker.

Controleer de verzekeringen
- Kijk of de verzekering de gehele schoolreis dekt of dat er een aanvullende verzekering moet worden afgesloten.
- Volwassenen en leraren moeten ook verzekerd zijn.
- Controleer de polisvoorwaarden van de WA-verzekering.
- Controleer ook de verzekeringsvoorwaarden van de busmaatschappij en rij-ouders.
- De reglementen van de bestemming zijn nagekeken.

Neem alles voor de volgende uitstap kritisch door
Na de schoolreis evalueert de schoolreiscommissie wat er goed of niet goed ging. Wat moet volgend jaar hetzelfde blijven en wat valt er te verbeteren? Archiveer alle punten in een schoolreisdraaiboek. Dit scheelt een hoop voorwerk voor de volgende schoolreiscommissie. Houd eens een peiling onder de ouders om te weten hoe hun kinderen de schoolreis hebben ervaren en zij de organisatie ervan. Vraag ook naar hun mening over bestemming, financiën en begeleiding.

Social Media
Maak met de hele schoolreiscommissie een WhatsApp groep aan om zo op plaats van bestemming makkelijk en tegelijkertijd met elkaar in contact te blijven. Voor de leerlingen zelf is het leuk en makkelijk om aanvullend een ‘schoolreis’ evenement op bijv. Facebook aan te maken en elke deelnemer uit te nodigen. Zo begint de voorpret veel eerder.

‘Voor en door leerkrachten en leden van de schoolreiscommissie’
Deze schoolreistips komen in nauwe samenwerking met ons landelijke schoolreispanel tot stand. Onze schoolreispanelleden zijn personen uit het basisonderwijs die beslissen over de schoolreizen en/of andere uitstapjes. De panelleden zijn veelal werkzaam op basisscholen door heel Nederland.

Deel je ervaringen en help hiermee andere schoolreisorganisatoren!
Deel via deze schoolreissite je schoolreiservaring met collega-organisatoren. Mail ons je tips en/of feedback.

advertentie
Nationaal Schoolreis Magazine (september 2016)
Schoolreis.nl is het internetportaal van het Nationaal Schoolreis Magazine, al 25 jaargangen hèt gratis ideeënmagazine voor dit jaarlijks terugkerende hoogtepunt.

© Nationaal Schoolreis Magazine 1992-2016

 

Like, volg of tweet schoolreis.nl

Powered by Publi House - bureau voor communicatie- & uitgeefprojecten | Schoolreis.nl op Google+