Organisatie tips voor je geslaagde schoolreis!

Organisatie tips voor je geslaagde schoolreis!

Terug

Verantwoord op schoolreis

Wij bieden je met veel plezier de helpende hand. Daarom krijg je van ons een uitgebreide checklist en handige tips voor het organiseren van een verantwoorde schoolreisuitstap. Wat is het doel van de reis? Waar moet je rekening mee houden? Wat is de meest geschikte locatie? Wij houden ons meer dan 25 jaar bezig met de schoolreiswereld en mochten al die jaren vele nuttige tips ontvangen van organisatoren van een uitstap. Profiteer van de tips die bij jouw uitstap passen. Dan ga je verantwoord op reis.

Schoolreiscommissie bepaalt de keuze
De schoolreiscommissie bestaat meestal uit leerkrachten en ouders/verzorgers. Zij doen gezamenlijk een schoolreisvoorstel aan de schoolleiding. Het is verstandig om de samenstelling van de commissie regelmatig te verversen (nieuwe ideeën). Maar je moet ook weer niet te veel rouleren, want je wilt ook ervaring behouden. Ook is het belangrijk om geschikte personen te vinden met organisatorisch talent.

'Alles begint met een goede, actieve en enthousiaste commissie die goed alles van tevoren overziet en kan helpen.'


Wat is het doel van de schoolreis?
De keuze voor de schoolreis kan gevoelig liggen bij ouders. Sommigen vinden een attractiepark het leukst en weer anderen geven de voorkeur aan een uitstap in de natuur. Daarom is belangrijk dat de schoolreiscommissie hierop voorbereid is. Wat is de voorkeur van de leden van de schoolreiscommissie: mag de schoolreis puur om plezier gaan? Of moet het schoolreisje nadrukkelijk educatief zijn? Is een combinatie mogelijk? Sommige scholen wisselen de uitstap om het jaar af en kiezen het ene jaar een bestemming die om vermaak gaat en het andere jaar iets educatiefs, zoals een bezoek aan de dierentuin of een museum. Vraag naar de visie van de schoolleiding.

Denk aan leeftijdsverschillen
Kinderen van groep 1 en 2 zijn te jong en te klein voor grotere achtbanen. Voor hen kies je een bezoek aan schoolreisbestemmingen die ook voor kleuters uitdagende toestellen, attracties of een leuk programma hebben. Wat is het achterliggend idee van de schoolreis? Wil je het groepsgevoel van de hele school versterken of gaat het om een klassenuitje?

Verzamel ideeën
Raadpleeg onze najaarseditie van 2017. Speciaal voor iedereen die een schooluitstap organiseert, hebben we bijna 2.000 schoolreisorganisaties gebundeld. Sinds 1992 is het gratis ‘Nationaal Schoolreis Magazine’ letterlijk de ‘grootste’, meest geraadpleegde en complete informatiebron, dat twee keer per jaar naar alle primaire en secundaire scholen in Nederland wordt gestuurd. Uiteraard vindt je ze ook allemaal hier op schoolreis.nl.

Breng een oriëntatiebezoek
Hoe weet je nu zeker dat de gekozen bestemming wel geschikt is voor jouw klas? Daar heeft het Nationaal Schoolreis Magazine sinds 1996 iets op gevonden! Met een viewticket kan je geheel vrijblijvend een indruk krijgen van de (gekozen) bestemming. Met een gratis oriëntatiebezoek kan je ter plekke een beeld vormen van het aanbod en de mogelijkheden en direct bepalen of deze beantwoorden aan de doelstelling van jouw schoolreis. Je krijgt zo een idee van onder andere:
- De reistijd.
- De tijdsduur die nodig is om de bezienswaardigheden of attracties te bezoeken.
- Wat er te doen is voor de verschillende leeftijdsgroepen.
- Waar de verzamelpunten zijn.
- Welke mogelijkheden er zijn bij slecht weer.
- Of je er kunt lunchen of zelf je lunch mee mag nemen.
- Waar je kan parkeren en of daar kosten aan verbonden zijn.
- Hoe veilig het is (denk bijvoorbeeld aan open water).
Klik hier voor meer informatie over de gratis oriëntatiebezoeken.

Het budget
Wat zijn de financiële mogelijkheden voor de schoolreis? De schoolleiding kan je daar informatie over geven. Hoeveel geld hebben we dit jaar te besteden? Wat is een redelijk bedrag? De touringcar is de grootste kostenpost. Hoeveel mag het schoolreisje kosten? Er zijn altijd ouders voor wie de reis niet betaalbaar is. Overleg met deze ouders wat er wel kan. De gemeente of Stichting Leergeld kan eventueel helpen.

Maak een prijsvergelijking
Bij meer goede ideeën kan je de prijs van de bestemmingen vergelijken. Waar moet je op letten?
- Moeten begeleiders ook entree betalen?
- Wat is bij de toegangsprijs inbegrepen? Bijvoorbeeld consumpties.
- Bestaan er vroegboekkortingen of kortingsarrangementen?
- Wel of geen parkeerkosten?

Manieren om de kosten te drukken
- De touringcar buiten de drukke periodes huren.
- Zelf eten en drinken meenemen.
- Geld inzamelen voor de schoolreis.
- Vergelijk de prijzen van verschillende busmaatschappijen. Kan je over de prijs onderhandelen?
Lees veel meer in de rubriek ‘Spaarpot’.

'Het is erg belangrijk dat de kinderen juist eens iets beleven zonder het bijzijn van hun ouders'


Vervoer met de touringcar
- Wat is de beste tijd om de touringcar te boeken? Hoelang voor het vertrek staan de bussen klaar?
- Wat is een veilig opstappunt bij de school?
- Waar is een veilige plaats voor ouders om de kinderen uit te zwaaien en op te wachten? Moeten zij hun auto’s ergens anders parkeren?
- Breng de kinderen eerst in de klassen bijeen en kijk of iedereen aanwezig is. Zo niet, meld dat de coördinator.
- Maak duidelijk in welke volgorde de groepen in moeten stappen.
- Hoe lang duurt het instappen? Zorg in elke touringcar voor een begeleider die het aantal kinderen telt.
- Hoe deel je de bus in? Meestal mogen de kinderen zelf weten waar ze gaan zitten. Soms bepaalt de leerkracht de indeling.
- Het reglement van de chauffeur moet worden nagevolgd. Kinderen mogen niet lopen in de bus. Er moet één begeleider per zes leerlingen zijn. Begeleiders moeten bij de nooduitgangen en luiken zitten.
- Laat twee auto’s meegaan met begeleiders (voor noodgevallen) en geef ze de routebeschrijving en het telefoonnummer van de coördinator.
Klik hier voor een overzicht van touringcarbedrijven.

Extra plezier tijdens de busreis
Verzamel de leukste schoolreisliedjes met een hoog meezinggehalte bij elkaar. Stem met het touringcarbedrijf af op welk manier de liedjes in de bus afgespeeld kunnen worden. Op een gewone muziek cd, als mp3 op bijv. een USB stick of nog makkelijker via de bluetooth op een smartphone van een schoolreisbegeleider en/of coördinator. Vanzelfsprekend kruipen alle begeleiders en schoolreizigers bij thuiskomst allemaal onder de busstoelen. De traditionele grap van de 'lege' bus is altijd succesvol en nog steeds actueel.

Vervoer met eigen auto’s
- Iedere bestuurder moet een routebeschrijving hebben. Ga nooit in colonne rijden maar maak afspraken over de route en eventuele stopplaatsen.
- Op welke plaats kunnen de auto’s die dag bij school het best parkeren?
- Informeer of de bestuurders van de auto’s parkeergeld moeten betalen. Wordt dat door de school vergoed en wie regelt dat?
- Spreek duidelijk met de bestuurders af waar de kinderen moeten in- en uitstappen. Zo voorkom je ongelukken.
- Sommige kinderen hebben last van wagenziekte, dus neem spuugzakjes mee.
- Geef de bestuurders het telefoonnummer van de coördinator. Dat kan nodig zijn.

Personen die autorijden moeten op het volgende letten:
- Een inzittenden- en ongevallenverzekering.
- Een eigen zitplaats voor elk kind (niet meer kinderen dan zitplaatsen met autogordels).
- Kinderen jonger dan 12 jaar of korter dan 135 cm mogen niet op de passagiersplaats naast de bestuurder zitten.
- Hebben de kinderen de autogordel om?

Trein
Sommige schoolreisbestemmingen zijn heel goed bereikbaar met de trein. Wanneer je met de trein op pad gaat, kun je het beste gebruik maken van de Railrunner. De Railrunner is bestemd voor kinderen tot 12 jaar. Een Railrunner is geldig voor één dag op hetzelfde Nederlandse traject in dezelfde klasse. Er kunnen maximaal drie kinderen per begeleider meereizen. Vanaf het vierde kind kun je een kaartje tegen het kortingstarief van 40% kopen. Meer informatie vind je op www.ns.nl

Let op bij openbaar vervoer
- De begeleider bewaart de vervoersbewijzen.
- Bespreek met de leerlingen en begeleiders hoe de groep naar het openbaar vervoer loopt en maak daar afspraken over.
- Bij de halte/het perron geeft de begeleider aan waar de deelnemers moeten wachten.
- Wacht tot andere passagiers zijn uitgestapt.
- Laat de kinderen rustig instappen en probeer met de hele groep in één coupé te zitten en indien nodig staan. Laat de begeleider aangeven wie waar gaat zitten. Bij elke groep is tenminste één volwassene aanwezig.
- Laat de kinderen ook weer kalm uitstappen.
- Bespreek van tevoren waar je op elkaar moet wachten.
- Tel het aantal leerlingen bij het verlaten van het openbaar vervoer.

Geef ouders/verzorgers tijdig info
Geef ouders ruim van tevoren informatie over de datum van de uitstap. Dan kunnen ze zaken op tijd regelen. Ook is het handig als ouders mee willen als begeleider. Geef de ouders minstens een week van tevoren schriftelijke informatie over de vertrek- en aankomsttijden, de contactpersoon, de soorten activiteiten en geschikte kleding. Informeer hen waar ze het kind tijdens de schoolreis kunnen bereiken en wat de leerlingen wel of niet mee mogen of moeten nemen. Maak afspraken over de hoeveelheid snoep en/of geld die leerlingen mee mogen nemen.

'Kinderen moeten wel tijdens een schoolreis de vrijheid krijgen om zelf te ontdekken!'


Hoe kan je het beste ouders werven als schoolreisbegeleider?
Soms kan er onrust ontstaan als ouders als begeleiders meegaan. Wie mag wel mee en wie niet? “Mijn kind gaat alleen mee als ik ook mee mag”, “Die ouder ging vorige keer ook al mee” en “Ik help altijd op school, maar ik mag niet mee als begeleider”. Voor begeleiders moet ook betaald worden (busvervoer en entree), dus ga voorzichtig te werk met werven. Je kunt een inschrijflijst maken (wie het eerst komt, het eerst maalt) maar je kan ook gericht ouders benaderen en de criteria bepalen: ouders die toch al vaak helpen en/of ouders voor wie het voor hun kinderen beter is dat ze meegaan. Of ouders met bijvoorbeeld een BHV-certificaat. Voor welke insteek je kiest, maak een protocol die lange tijd meegaat. Als je duidelijk bent, goede argumenten en heldere criteria hebt, kan je een hoop onrust voorkomen of wegnemen.

De docent bepaalt de groepsindeling
- De grootte van de groep hangt af van leeftijd en reisdoel. Bij de onderbouw van de basisschool is het advies dat groepen niet groter zijn dan 3 à 4 kinderen per begeleider. Bij midden- en bovenbouw kan een groep uit 6 à 7 kinderen bestaan.
- Ga met twee groepjes op pad. Als één begeleider weg moet om dringende redenen dan kan de andere begeleider het overnemen.
- Het bevoegd gezag van de school (het bestuur) heeft de eindverantwoording over de schoolreis.
- Maak afspraken met alle deelnemers, zoals verzameltijden en plaatsen waar de kinderen bijeen moeten komen of in welk gebied van het park ze mogen spelen.
- Laat begeleiders altijd een oogje in het zeil houden!

Bij het voortgezet onderwijs gaan meestal alleen docenten mee op schoolreis en mogen de leerlingen vaak zelfstandig op pad. Bespreek duidelijk de regels en hoe die worden gecontroleerd. Stel ook de ouders hiervan op de hoogte. Houd rekening met kinderen die een allergie hebben. Zo heeft 2 tot 3% van de kinderen een glutenintolerantie. Stel een aparte namenlijst op van schoolreizigers met gluten- of een andere allergie.

'Regel geschikte personen met organisatorisch talent!'


Voorzorgsmaatregelen in verband met de veiligheid
Ongelukken zijn niet altijd te voorkomen, maar met de juiste voorzorgsmaatregelen kan je je veel ellende besparen.

Checklist veiligheid
- Neem een goede reisverzekering. Touringcar- en verzekeringsmaatschappijen hebben speciale groeps- en schoolreisverzekeringen.
- Minstens één begeleider heeft een EHBOdiploma.
- Zorg dat alle deelnemers weten waar en met welk telefoonnummer de EHBO-post te vinden is.
- Begeleiders hebben het telefoonnummer van de coördinator en elkaar.
- Begeleiders hebben een verbanddoos voor kleine ongelukken.
- Begeleiders zijn op de hoogte van medicijnen, allergieën en diëten van de kinderen.
- Begeleiders kennen de regels van de bestemming.
- Oudere kinderen programmeren het ‘noodnummer’ (coördinator of EHBO-post) in hun mobiel.

Instructies voor begeleiders
- Begeleiders krijgen alle namen van de leerlingen uit hun groep op papier.
- Gedragsregels worden op school van tevoren besproken en op papier meegegeven.
- Op een flink aantal scholen wordt roken (een veel benoemde gedragsregel) door begeleiders in aanwezigheid van de leerlingen niet geaccepteerd. Overigens heeft groot aantal (buiten) schoolreisbestemmingen een rookverbod of speciale rookplekken.
- Begeleiders krijgen een plattegrond van het park.
- Begeleiders moeten weten waar de centrale post/het verzamelpunt is.
- Begeleiders zijn gedurende de uitstap verantwoordelijk voor hun groep.
- Indien nodig melden begeleiders zich bij de centrale post of de coördinator.
- Begeleiders zijn ook in hun ‘pauze’ verantwoordelijk voor hun groep.
- Bij thuiskomst melden de begeleiders de groep af bij de coördinator of leerkracht.

Instructies voor leerlingen
- Blijf altijd bij je groep.
- Luister altijd naar je begeleider.
- Ga nooit met iemand anders mee.
- Houd je aan de afgesproken regels.
- Ga niet van het park/de bestemming af.
- Ga respectvol om met elkaar en andere bezoekers.
- Zorg dat je weet waar de centrale post/het verzamelpunt is en dat je er ook op de afgesproken tijden bent.
- Deponeer afval netjes in de afvalbak.

Minimaal één begeleider met EHBO-diploma
- Neem een verbanddoos e.d. mee.
- Overweeg meerdere begeleiders met een EHBO-diploma en/of een BHV-certificaat.
- Weet waar de EHBO-post is en wie de begeleider met EHBO-diploma is. Noteer/programmeer alle telefoonnummers.
- Blijf alert op gevaar en risico’s, zoals water, klimrekken en onbegrensde terreinen.
- Houd je aan de regels van het park/de attractie, zoals de lengte van een kind en de leeftijd.
- Blijf altijd kalm als er een ongeval is.
- Reinig elke wond goed met stromend water en controleer de wond.
- Behalve zichtbare wonden kunnen er ook onzichtbare verwondingen zijn. Let op bij pijnklachten.
- Probeer te bepalen of professionele hulp nodig is bij verwondingen.
- Als je twijfelt kies dan het zekere voor het onzekere en overleg met de coördinator of EHBO'er.

'Een schoolreisje moet dichtbij de beginsituatie van de kinderen passen'


Meenemen!
- Begeleiderskaarten met informatie.
- Vervoersbewijzen indien nodig.
- Entreekaarten/e-tickets.
- Smartphone.
- Camera (indien de camera van de smartphone niet toereikend is…).
- Programmeer de telefoonnummers van ouders/begeleiders en eventuele alarmnummers.
- Polis van de reisverzekering.
- Medische bijzonderheden deelnemers.
- Paspoort/persoonsbewijs
- Routebeschrijving.
- Plattegrond.
- Geldpas/creditcard.
- EHBO-doos.
- Medicijnen.
- Parkeergeld/chipkaart (indien van toepassing).
- Spuugzakjes.
- Afvalzakken.

Stem programma af op kleuters Houd rekening met je programma voor de kleuters.
- Zorg voor een kort programma.
- Kies voor groep 1, 2 en eventueel groep 3 een ander reisdoel dan voor de oudere kinderen. Ga niet naar een groot pretpark, maar bezoek een overzichtelijke speeltuin of kinderboerderij. Zeker geen locatie met open water.
- Meer begeleiders, dus kleine groepjes van drie kinderen.
- Kinderen mogen bij hun eigen ouder in de groep.
- Geef de kinderen naamstickers met naam van de school en een 06-nummer van de begeleider/coördinator.
- Ga je niet op schoolreis, maak dan een feest op school en nodig bijvoorbeeld iemand uit daarvoor. Kijk hiervoor de rubriek 'Op School'.

Herkenbare kleding
Voor een goed overzicht is het handig als alle kinderen en begeleiders eenzelfde kleur T-shirt (zoals de foto hierboven) en/of veiligheidsvestje dragen. Geef elke groep met begeleider ook een eigen kleursticker met naam en eventueel een noodnummer.

Voeding en snoepen tijdens schoolreis
Maak een leuke mix van gezond eten en lekkernijen. Een dagje uit is altijd pret. Maar overdrijf niet met teveel snoep. Natuurlijk mogen de kinderen die feestelijke dag best verwend worden, maar houd het binnen de perken. Zorg voor een leuke mix van gezond eten en een paar snoepjes en een pakje drinken voor de reis.

Stel een beleid op over snoepen tijdens de schoolreis. Het beste is om van te voren met de ouders afspraken te maken over de hoeveelheid lekkernijen dat is toegestaan. Zo hebben alle kinderen evenveel en krijg je geen scheve gezichten. Daarnaast is het goed om gezond snacken te stimuleren, maar maak er geen halszaak van.

Lunch
Bij sommige bestemmingen mag je geen eten meenemen bij andere wel. Veel scholen trakteren de kinderen op een patatje en een drankje. En dat is voor die bijzondere dag heel leuk. Je kunt de kinderen later op de dag nog verrassen met een ijsje. Zo blijft de schoolreis ook wat voeding betreft een heerlijk uitje. Wil je toch echt meer doen aan gezonde voeding, ook tijdens de uitstap, kijk dan eens op de website van het voedingscentrum: www.voedingscentrum.nl

Controleer de verzekeringen
- Kijk of de verzekering de gehele schoolreis dekt of dat er een aanvullende verzekering moet worden afgesloten.
- Begeleiders en leraren moeten ook verzekerd zijn.
- Controleer de polisvoorwaarden van de WA-verzekering.
- Controleer ook de verzekeringsvoorwaarden van de busmaatschappij en rijouders.
- De reglementen van de bestemming zijn nagekeken.

Neem alles voor de volgende uitstap kritisch door
Na de schoolreis evalueert de schoolreiscommissie wat er goed of niet goed ging. Wat moet volgend jaar hetzelfde blijven en wat valt er te verbeteren? Archiveer alle punten in een schoolreisdraaiboek. Dit scheelt een hoop voorwerk voor de volgende schoolreiscommissie.

Houd eens een peiling onder de ouders om te weten hoe hun kinderen de schoolreis hebben ervaren en zij de organisatie ervan. Vraag ook naar hun mening over bestemming, financiën en begeleiding.

Social Media
Maak met de hele commissie inclusief alle begeleiders een WhatsApp-groep aan (of via ParnasSys of ander schoolcommunicatiesysteem) om zo op plaats van bestemming makkelijk en tegelijkertijd met elkaar in contact te blijven. Voor de leerlingen zelf is het leuk en makkelijk om aanvullend een ‘schoolreis’-evenement op bijvoorbeeld Facebook aan te maken en elke deelnemer uit te nodigen. Zo begint de voorpret veel eerder.

Zorg voor een goed programma. Dan krijgen leerlingen ervaringen en indrukken, waar ze later nog altijd met veel plezier aan terugdenken.

We wensen jou en je mede schoolreiscommissieleden veel succes en plezier met de organisatie van jouw uitstap!


Schoolreis en ouderbijdrage zijn vrijwillig
Houd er rekening mee dat een kind niet mee op schoolreis of schoolkamp hoeft! De school kan een schoolreis verplicht stellen, maar moet hierbij wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Als eerste moet de school duidelijk aan de ouders/verzorgers hebben gecommuniceerd dat leerlingen verplicht zijn om aan de schoolreis deel te nemen. De schoolreis wordt dan onderdeel van het lesprogramma. En voor het lesprogramma hoeft men niet te betalen. Een kind gaat tenslotte verplicht naar school. De meeste scholen vragen wel een financiële bijdrage voor extra activiteiten die niet tot het gewone lesprogramma behoren, zoals het schoolreisje en schoolkamp, aanvullend lesmateriaal, excursies en bijvoorbeeld het Sinterklaasfeest. Ouders hoeven ook de vrijwillige ouderbijdrage niet te betalen, dat geldt eveneens in het voortgezet onderwijs. Meer info hierover vind je op www.leerplicht.net.

Speciaal voor leerkrachten en ouders/verzorgers van kinderen die niet op schoolreis durven
Ondanks al jullie inspanningen en een goede voorbereiding heeft een aantal kinderen (circa 15%) toch moeite om mee te gaan op schoolreis. Ze vinden het bijvoorbeeld moeilijk om thuis los te laten. Dat kan zijn omdat ze slechte ervaringen hebben gehad met bijvoorbeeld logeren… Bijna alle scholieren gaan graag op schoolreis maar we willen ook speciaal aandacht besteden aan scholieren voor wie dat niet geldt. In het online artikel ‘Opzien tegen schoolreisje?’ zijn we in gesprek met drs. Emmeliek Boost van de Opvoeddesk, zij geeft tips wat je voor deze groep kunt doen!



‘Voor en door leerkrachten en leden van de schoolreiscommissie’
Deze schoolreistips komen in nauwe samenwerking met ons landelijke schoolreispanel tot stand. Onze schoolreispanelleden zijn personen uit het basisonderwijs die beslissen over de schoolreizen en/of andere uitstapjes. De panelleden zijn veelal werkzaam op basisscholen door heel Nederland.

Deel je ervaringen en help hiermee andere schoolreisorganisatoren!
Deel via deze schoolreissite je schoolreiservaring met collega-organisatoren. Mail ons je tips en/of feedback.

Nationaal Schoolreis Magazine (september 2017)
Schoolreis.nl is het internetportaal van het Nationaal Schoolreis Magazine, al 25 jaargangen hèt gratis ideeënmagazine voor dit jaarlijks terugkerende hoogtepunt.

© Nationaal Schoolreis Magazine 1992-2017

 

Like, volg of tweet https://schoolreis.nl

Powered by Publi House - bureau voor communicatie- & uitgeefprojecten | Schoolreis.nl op Google+